عند فتح معاملة جديدة في صندوق الوارد فإنه يتم حجزها تلقائياً وذلك لضمان عدم تعارض الإجراءات على نفس المعاملة مع إمكانية مشاهدة المعاملة من قبل المستخدمين الآخرين على نفس المنصب مع عدم إمكانية اتخاذ إجراء عليها الا من قبل المستخدم الذي حجز المعاملة ويظهر في أعلى المعاملة اسم المستخدم الذي حجز المعاملة، ويمكن فك الحجز من خلال الإجراءات أعلى المعاملة.

يتم ذلك من خلال الضغط على "تسجيل معاملة" ومن ثم تظهر قائمة ويتم اختيار نوع المعاملة التي نريد إنشاءها وتظهر القائمة حسب الصلاحيات من حيث "وارد، صادر، أو مراسلة داخلية".

من خلال الضغط على "دفتر العناوين" وظهور الهيكلية والاختيار منها أو من خلال "البحث في الإدارات والموظفين" بحيث كتابة ٣ أحرف أو أكثر في خانة البحث وسيتم إظهار النتائج والاختيار منها.

من خلال الضغط على اسمي في أعلى الصفحة الجهة اليسرى ومن جزئية الإدارة يتم اختيار المنصب.· عندي أكثر من منصب كيف يتم التنقل بينها؟

حسب اللوائح والانظمة يتم عرض آخر توجيه وصل اليه فقط.

عند إنشاء معاملة جديدة وعدم اتخاذ أي إجراء عليها يتم حفظها في المسودة والرجوع اليها والتعديل مستقبلاً.

في هذا النظام وحسب اللوائح والانظمة الادارية لن يتمكن من الإرسال إلا لمن هم في نفس المستوى الإداري أو مرجعي فقط.

يظهر في القائمة الخيارات التالية "رد على المرسل" ويعني ذلك رد المعاملة على مرسل المعاملة الأخير الذي وصلتني منه المعاملة بغض النظر عن المنصب المرسل منه "رد على المنصب" ويعني ذلك الرد على منصب المرسل الذي وصلتني منه المعاملة "الرد على الكل" وذلك يعني الرد على كلاً من المنصب والمرسل.